연차사용촉진, 1차부터 2차 통보까지

직원이 올해 연차를 다 쓰지 못했다면, 남은 연차를 언제 쓸지 정하는 절차가 있습니다. 먼저 직원에게 남은 연차 일수를 알려주고, 언제 쓸지 날짜를 정해 달라고 서면으로 요청합니다.

직원이 정해진 기간 안에 날짜를 정하지 않으면 그다음에는 사업주가 연차 사용일을 정해 서면으로 알려줍니다. 연차 사용기간이 12월 31일까지인 경우에는 이 2차 통보를 10월 31일까지 해야 합니다.

이렇게 법에서 정한 순서대로 연차를 쓰도록 했는데도 직원이 사용하지 않았다면, 남은 연차가 소멸한 뒤에는 해당 연차수당을 지급하지 않아도 됩니다.

적용 대상

근로기준법상 연차유급휴가는 상시근로자 5명 이상 사업장에 적용되는 규정입니다. 4주 동안을 평균해 1주 소정근로시간이 15시간 미만인 근로자에게는 연차유급휴가 규정이 적용되지 않아요.

연차를 계산하는 날짜는 근로자의 입사일이 원칙입니다. 단체협약이나 취업규칙 등에 따라 모든 근로자에게 회계연도 기준으로 일괄 부여하는 방식도 근로자에게 불리하지 않은 범위에서 인정돼요.

회계연도 기준으로 관리한다고 해서 모든 사업장의 2차 통보일이 10월 31일인 것은 아닙니다. 10월 31일이라는 날짜는 해당 연차의 사용기간 종료일이 12월 31일일 때 적용돼요.

연차사용촉진 진행 순서

1. 직원별 미사용 연차 확인

1차 촉구에서 사업주는 근로자별로 사용하지 않은 연차 일수를 알려줘야 하므로, 직원마다 남아 있는 연차를 확정하는 것이 출발점입니다. 사업장 전체에 연차 사용을 공지하는 방식이 아니라 근로자별 미사용 연차 일수를 기준으로 진행해요.

이미 사용한 연차와 아직 발생하지 않은 연차를 함께 계산하는 것이 아니라, 해당 사용기간 안에서 실제로 남아 있는 연차가 촉구 대상입니다.

2. 1차 서면 촉구

일반적인 연차의 1차 촉구 시점은 사용기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내입니다. 사업주는 직원에게 남은 연차 일수를 알려주고, 그 연차를 언제 사용할지 직원이 정해 통보하도록 서면으로 촉구해요.

사용기간 종료일이 12월 31일인 연차라면 1차 촉구 기간은 7월 1일부터 7월 10일까지입니다. 이 단계에서 연차 사용일을 정하는 사람은 직원이에요.

3. 직원의 사용일 통보

1차 촉구를 받은 직원에게는 촉구받은 날부터 10일의 기간이 주어집니다. 직원은 남은 연차 전부 또는 일부에 대해 사용할 날짜를 정해 사업주에게 통보해요.

남은 연차 전부에 대해 날짜를 정했다면 그 연차는 사업주가 2차로 날짜를 지정할 대상이 아닙니다. 일부만 정했다면 직원이 사용일을 정하지 않은 나머지 연차가 2차 통보 대상이에요.

4. 사업주의 2차 서면 통보

직원이 1차 촉구를 받은 뒤 10일 안에 사용일을 정하지 않은 연차는 사업주가 사용일을 정하는 대상입니다. 사업주가 정한 날짜는 직원에게 다시 서면으로 통보해요.

2차 통보 기한은 해당 연차의 사용기간이 끝나기 2개월 전까지입니다. 사용기간 종료일이 12월 31일이라면 2개월 전인 10월 31일까지 통보하는 일정입니다.

1차 촉구를 하지 않은 상태에서 2차 통보만 한 경우에는 근로기준법에서 정한 사용촉진 절차를 모두 이행한 것이 아닙니다. 미사용 연차에 대한 보상의무가 면제되려면 1차 촉구부터 직원의 응답기간, 필요한 경우 2차 통보까지 법에서 정한 순서를 충족해야 해요.

5. 지정한 연차 사용일

직원이 사용일을 정했거나 사업주가 2차 통보로 사용일을 지정한 날짜에는 실제 연차휴가 사용이 전제돼요. 지정된 연차일에 직원이 출근했는데 사업주가 근로를 받거나 업무를 지시했다면 사용촉진을 했다는 이유만으로 미사용 연차에 대한 보상의무가 없어지는 것은 아닙니다.

대법원은 사용자가 직원이 연차일에 근무한다는 사실을 알면서 노무수령을 거부한다는 의사를 명확하게 표시하지 않거나 업무를 지시한 경우에는 미사용 연차에 대한 보상의무가 면제되지 않는다고 판단한 바 있습니다.

6. 사용기간이 끝난 뒤

사업주가 법에서 정한 사용촉진 절차를 모두 이행했는데도 직원이 연차를 사용하지 않아 사용기간이 지나 소멸했다면 해당 미사용 연차에 대한 보상의무가 면제됩니다. 사용촉진 절차를 밟았다는 사실만이 아니라 법에서 정한 시기와 서면 방식까지 충족한 상태가 전제예요.

사업주의 귀책사유로 직원이 연차를 사용하지 못한 경우에는 연차가 소멸하지 않습니다. 이 경우는 사용촉진에 따른 보상의무 면제와 구분되는 내용입니다.

서면 통보 방식

1차 촉구와 2차 통보에는 모두 법에서 서면을 요구합니다. 1차에는 근로자별 미사용 연차 일수와 사용일을 정해 알려 달라는 내용이 필요하고, 2차에는 사업주가 정한 구체적인 사용일이 필요해요.

현재 근로기준법도 서면을 요구하고 있습니다. 고용노동부의 2017년 법령해석에서는 서면을 종이문서로 보면서, 회사가 기안·결재·시행 등을 전자문서로 관리하는 전자결재체계를 갖췄고 근로자에게 문서가 도달했는지를 명확하게 확인할 수 있을 때에는 전자결재시스템을 통한 촉구나 통지도 인정할 수 있다는 입장입니다.

이 해석에서 인정한 전자문서는 회사가 공식적으로 사용하는 전자결재체계를 전제로 해요. 일반 메신저로 내용을 전달하는 것과 같은 범위로 볼 수 있는 해석은 아닙니다.

입사 1년 미만 직원

입사 후 최초 1년 동안 1개월을 개근할 때마다 발생하는 연차에는 별도의 사용촉진 일정이 적용됩니다. 일반 연차에 적용하는 6개월 전 → 2개월 전 일정과는 달라요.

진행	시점
1차 촉구	최초 1년 종료 3개월 전을 기준으로 10일 이내
1차 촉구 뒤 발생한 연차	최초 1년 종료 1개월 전을 기준으로 5일 이내
미응답 연차 사용일 통보	최초 1년 종료 1개월 전까지
뒤에 발생한 연차 미응답 시 통보	최초 1년 종료 10일 전까지

최초 1년 동안에는 첫 촉구를 보낸 뒤에도 매월 개근에 따라 연차가 추가로 발생해요. 그래서 첫 촉구 뒤 새로 생긴 연차에는 별도의 촉구 시점과 통보 기한이 적용되는 방식입니다.

이 일정은 직원의 최초 1년 근로기간 종료일을 기준으로 정해져요. 1년 미만 직원의 연차에 12월 31일 종료 연차에서 사용하는 10월 31일 일정을 그대로 적용하지 않습니다.